Lorsque nous échangeons avec des entreprises, nous constatons que nombre d’entre elles n’ont pas encore digitalisé tout ou partie de leurs processus RH.
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, cette situation ne concerne pas uniquement les petites structures disposant de moyens limités ou de peu de ressources internes.
Elle se retrouve également dans des organisations reconnues, parfois très avancées dans leur propre domaine d’activité. Le coût d’une nouvelle solution ? La crainte du changement ? La peur de complexifier les processus ? Le temps nécessaire pour analyser les besoins, paramétrer l’outil et accompagner les équipes ? Probablement un peu de tout cela.
La digitalisation ne suscite pas le même enthousiasme chez tout le monde
Le monde professionnel est très hétérogène en matière d’aisance avec les outils numériques. Employés, responsables, équipes RH ou membres de la direction : de nombreuses personnes se considèrent encore comme peu à l’aise avec l’informatique. Pour elles, la digitalisation peut faire naître plusieurs inquiétudes :
- Vais-je réussir à utiliser le nouvel outil ?
- Vais-je perdre mes habitudes et mes repères ?
- Le processus sera-t-il réellement plus simple ?
- Aurai-je encore la maîtrise de mon travail ?
- Mon rôle sera-t-il toujours aussi utile ?
La peur de ne plus être nécessaire ou de voir certaines responsabilités disparaître est bien réelle. Pourtant, digitaliser un processus ne signifie pas nécessairement supprimer le rôle de la personne qui l’accomplissait. Il s’agit souvent de réduire les saisies répétitives, les vérifications manuelles et les recherches d’informations afin que cette personne puisse consacrer davantage de temps à l’analyse, aux décisions et aux relations humaines.
Des entreprises modernes… avec des processus parfois très anciens
Il peut être surprenant de découvrir que certaines entreprises particulièrement innovantes dans leur domaine utilisent encore des outils anciens pour gérer leurs ressources humaines.
Informations transmises sur papier, tableaux Excel multipliés, données enregistrées à plusieurs endroits, logiciels qui ne sont plus actualisés ou processus reposant sur la mémoire d’une seule personne : ces pratiques restent fréquentes. Elles ne sont pas nécessairement le signe d’un manque de professionnalisme. Elles sont souvent le résultat d’une organisation qui s’est construite progressivement.
Un fichier a répondu à un premier besoin, puis une feuille supplémentaire a été ajoutée, suivie d’un nouveau document ou d’une procédure complémentaire. Le système continue alors de fonctionner, mais devient de plus en plus difficile à maintenir. Tant qu’aucun événement ne vient véritablement le remettre en question, pourquoi changer une méthode que tout le monde connaît ?
Digitaliser à moitié : une étape ou un nouveau problème ?
Lorsqu’une entreprise décide de commencer sa transition, elle choisit souvent de ne digitaliser qu’une partie de ses processus. Par exemple : « Nous allons digitaliser le timbrage, mais les demandes d’absence continueront à être transmises sur papier. »
Cette approche progressive peut être pertinente. Elle permet de tester un nouvel outil, de limiter l’ampleur du changement et de laisser aux équipes le temps de s’adapter.
Mais attention, elle peut aussi créer une organisation hybride dans laquelle les informations circulent entre plusieurs supports. Les heures sont enregistrées dans un logiciel, les absences dans un classeur, les validations par courriel et les soldes dans un tableau séparé.
Dans ce cas, la digitalisation ne supprime pas nécessairement le travail administratif : elle peut simplement le déplacer ou ajouter une nouvelle étape. La question n’est donc pas uniquement de savoir quels processus digitaliser, mais aussi de comprendre comment ils sont liés entre eux.
Le paradoxe des ressources humaines
Une personne en charge des ressources humaines doit souvent accomplir une grande quantité de tâches administratives, tout en restant disponible pour répondre aux questions des collaborateurs et des responsables. Elle doit vérifier des données, traiter des demandes, actualiser des dossiers, contrôler des soldes, préparer des documents et assurer différents suivis.
En même temps, elle est sollicitée pour des questions, des situations personnelles, des besoins de recrutement, de développement ou d’organisation. C’est là tout le paradoxe : les RH doivent effectuer des tâches nécessitant précision et concentration, tout en étant au cœur des interactions de l’entreprise.
Une digitalisation bien pensée peut contribuer à réduire cette tension. Elle peut, par exemple, permettre aux collaborateurs de consulter certaines informations de manière autonome, d’éviter les doubles saisies ou de faciliter le suivi des demandes. L’objectif n’est pas de retirer l’humain des ressources humaines, mais de lui redonner de la place.
La digitalisation a un coût, mais l’immobilisme aussi
Mettre en place une nouvelle solution représente naturellement un investissement financier. Il faut également consacrer du temps à l’analyse des besoins, au paramétrage, aux tests, à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs. Cependant, conserver des processus inadaptés entraîne également des coûts, même s’ils sont moins visibles :
- le temps consacré aux doubles saisies
- les erreurs et les corrections
- la recherche d’informations
- les interruptions fréquentes
- la dépendance envers certaines personnes
- le manque de visibilité pour les collaborateurs et les responsables
- la difficulté à obtenir des données fiables pour prendre des décisions
Le retour sur investissement ne se mesure donc pas uniquement en argent. Il peut également prendre la forme d’un gain de temps, d’une meilleure autonomie, d’une information plus fiable, d’une plus grande transparence ou de conditions de travail plus confortables
Un projet d’entreprise avant d’être un projet informatique
La réussite d’une digitalisation ne dépend pas uniquement des fonctionnalités d’un logiciel. Un outil performant ne résoudra pas, à lui seul, un processus qui n’a pas été clarifié. Avant de choisir une solution, il est donc utile de se poser quelques questions :
- Quels problèmes souhaitons-nous réellement résoudre ?
- Quelles étapes sont encore utiles ?
- Lesquelles existent uniquement par habitude ?
- Quelles informations doivent être accessibles, et à qui ?
- Quels sont les besoins des RH, des responsables et des collaborateurs ?
- Comment accompagner les personnes qui se sentent moins à l’aise avec le numérique ?
La formation, les tests, le paramétrage et l’accompagnement au changement ne sont pas des éléments secondaires. Ils font pleinement partie du projet. La meilleure solution n’est pas nécessairement celle qui propose le plus de fonctionnalités. C’est celle qui correspond aux besoins de l’entreprise, qui respecte son fonctionnement et qui peut être adoptée par les personnes qui l’utiliseront.
Franchir le pas, mais dans quel but ?
Digitaliser pour suivre une tendance n’a que peu de sens. La démarche devient pertinente lorsqu’elle répond à des difficultés concrètes et qu’elle améliore réellement le quotidien. Il ne s’agit donc pas forcément de tout transformer immédiatement. Une mise en place progressive peut être judicieuse, à condition de conserver une vision d’ensemble et d’éviter de recréer, sous une autre forme, les mêmes complications.
Finalement, la question n’est peut-être pas simplement : « Sommes-nous prêts à digitaliser nos processus RH ? » Mais plutôt : « Qu’est-ce qui empêche aujourd’hui nos équipes de consacrer leur temps à ce qui apporte réellement de la valeur ? »
Et parfois, la première étape ne consiste pas à choisir un logiciel. Elle consiste simplement à prendre du recul sur la manière dont on travaille.
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« Une réflexion issue de nos échanges quotidiens avec des entreprises de tailles et de secteurs variés.»
Juillet 2026