Comment avez-vous connu les solutions Vysual de Virtual Computer SA ?
Jean-Luc Goetschi : Via le Département informatique, la Commune a lancé un appel d’offres sur invitation. Trois solutions ont été retenues. Solution la plus jeune, Vysual était toutefois la plus moderne, avec une approche conviviale et sympa. C’est ce qui a retenu l’attention de la plupart de nos chefs de service.
Comment s’est déroulé le déploiement auprès de vos 300 collaborateurs et collaboratrices ? Selon quelle planification ?
Dès 2018, la mise en place s’est déroulée en plusieurs phases. Tout d’abord, nous avons réuni les principaux intéressés, c’est-à-dire les chefs de service et les responsables de secteur. Ils ont reçu une formation de base. Jean-Luc Gyger, responsable produit chez Virtual Computer SA, a participé aux différentes rencontres et à la formation des responsables. Ce fut en quelque sorte un grand changement : nous sommes passés d’une carte de pointage à un badge. La transition a été effectuée entre Noël et le Nouvel An afin d’être prêts pour le début d’année 2019.
Quelle fut la seconde phase ?
Mon chef de service avait une vision très précise quant à l’utilisation de Vysual. En interne, les responsabilités liées aux pointeuses ont été restructurées. Auparavant, tout était centralisé au niveau des ressources humaines. L’idée était de responsabiliser chaque secteur en nommant un responsable « badge » pour chacun d’entre eux. Leur rôle est de soutenir tous les collaborateurs et les collaboratrices lors des erreurs minimes de pointage, par exemple.
La plupart des services ont été intégrés à Vysual dès le début. À l’automne 2021, nous avons ajouté la police avec quelques ajustements dans la comptabilisation des heures. À ce sujet, Virtual Computer SA a effectué un énorme travail pour répondre aux attentes de nos collègues policiers, qui avaient de nombreuses exigences.
Enfin, dès le 1er mai 2022, les Services de la voirie bénéficieront également de Vysual. Le déploiement sera ainsi total.
Quels ont été les effets de cette réorganisation ?
Pour le Département des ressources humaines, c’est un gain de temps non négligeable. On est passés de trente minutes à cinq par jour pour la gestion des erreurs de pointage. Un autre aspect déterminant : chaque membre du personnel de la Commune a la possibilité de consulter sa situation personnelle, en toute autonomie. Ils peuvent visualiser les heures travaillées, les droits aux vacances et de nombreuses autres informations. S’il y a un oubli de pointage, ils reçoivent une alerte.
Comment s’organise le système de comptabilisation des horaires avec Vysual ?
Nous avons appliqué une nouvelle norme de comptabilité. Il s’agit de la MCH2 éditée par la Conférence des directeurs et des directrices cantonaux des finances. C’est le « Modèle comptable harmonisé pour les cantons et les communes ». Il comporte différentes recommandations.
Aujourd’hui, nous demandons à nos collaborateurs et à nos collaboratrices de renseigner chaque activité quotidienne. Par exemple, dans le cadre de cette interview, j’ai noté « Séance de gestion Vysual ». Cette organisation permet de facturer très précisément les services de la Commune à des particuliers ou à des entreprises.
Comment la solution Vysual a-t-elle été accueillie par vos collaborateurs et collaboratrices ?
Vysual a très vite été intégrée. Comme évoqué, ils ont beaucoup apprécié d’avoir accès à leurs informations personnelles. Ils bénéficient également d’une certaine autonomie pour effectuer des corrections de timbrage. Les demandes de congé sont directement transmises chez les responsables hiérarchiques, qui peuvent les accepter ou les refuser. Ils.elles disposent dorénavant d’un planning des vacances ou des absences qui est très utile pour gérer les équipes.
Au niveau des ressources humaines, quelles fonctionnalités de Vysual utilisez-vous le plus ?
Je dispose d’une option intitulée « Correction ». Ainsi, les collaborateurs ou les collaboratrices qui ne peuvent pas ou plus effectuer une modification viennent chez moi. Je peux modifier les différents soldes telles les vacances en tenant compte des services de piquet, par exemple. Finalement, un des autres avantages de la solution est d’avoir une approche du travail par heure effective et non plus par temps de présence.
En outre, lorsque le télétravail était devenu obligatoire, nous nous sommes coordonnés avec les services informatiques et les membres du personnel ont continué à pointer même depuis leur domicile.
Qu’appréciez-vous le plus dans votre collaboration avec les équipes de Virtual Computer ?
J’ai apprécié la relation humaine développée avec Jean-Luc Gyger. Alors que le logiciel ne répondait pas à tous nos critères, il s’est montré ouvert pour le faire évoluer en fonction de nos demandes. J’ai des contacts réguliers avec le support technique ou avec Marcel Wüthrich. Lorsqu’un point me pose problème, j’ai un contact dans la journée et parfois celui-ci est résolu le jour même. C’est une réactivité très appréciable.
Est-ce un logiciel que vous pourriez conseiller ? Sur la base de quels critères ?
Oui, bien sûr. C’est pour cela que nous acceptons de figurer sur le site Internet de Vysual.
Nous aurions pu continuer avec notre ancien prestataire, avec qui nous avions de bonnes relations. Mais avec Vysual, nous disposons d’une solution performante et moderne qui répond pleinement à nos attentes, à notre plus grande satisfaction.
Avez-vous des idées d’évolution ?
Oui. Actuellement, notre tableau de bord comporte de nombreuses statistiques. Toutefois, nous en aimerions davantage, de manière à améliorer le pointage de certains corps de métier. J’aimerais également des statistiques sur l’absentéisme et d’autres pour les collaboratrices et collaborateurs qui sont payés à l’heure. Les idées ne manquent pas pour optimiser notre gestion des ressources humaines.
L’évolutivité de Vysual est très pratique, cela nous permet d’avancer main dans la main avec les équipes de Virtual Computer SA. C’est ce que nous attendons en tant que client.